Todo sorteo o concurso promocional realizado a través de una red social o de un medio online debe contar con unas bases legales que regulen e informen a los participantes de las condiciones de la promoción. En esta guía repasamos las principales cuestiones que conviene incluir en las bases legales de una promoción en Instagram, Facebook, X u otros canales digitales.
Las bases legales deben estar disponibles para que los usuarios puedan consultarlas antes y durante la participación. Easypromos dispone de una herramienta para redactar y alojar las bases legales, generar una URL para compartirlas y descargar plantillas que pueden servir como punto de partida.
Si vas a organizar una promoción, estas son las cláusulas y aspectos que deberías revisar.
Identificación del organizador
En primer lugar, habrá que indicar quién es la empresa organizadora de la promoción. Como mínimo, conviene facilitar:
- Nombre o razón social.
- Domicilio social.
- NIF u otro identificador fiscal aplicable.
- Dirección de correo electrónico o canal de contacto.
Fechas de comienzo y terminación de la promoción
Las bases deben indicar con claridad la fecha y hora de inicio y de finalización del periodo de participación. Estas fechas determinan qué participaciones son válidas y cuáles quedan fuera de plazo.
Mecánica de la promoción y requisitos de participación
Las bases legales deben explicar de forma clara qué debe hacer el usuario para participar y, si existen, qué acciones permiten obtener participaciones adicionales.
Por ejemplo: «Para participar, los usuarios deberán dejar un comentario en la publicación de Instagram del día X y seguir la cuenta de la marca Y. Además, podrán obtener una participación adicional por cada amigo diferente que mencionen en los comentarios, hasta un máximo de 10 participaciones adicionales.»
Fecha de selección y número de ganadores
Las bases deben indicar cuándo se realizará la selección de los ganadores, cuántos ganadores habrá y, cuando corresponda, cuántos suplentes se seleccionarán. También es recomendable indicar el sistema que se utilizará para realizar la selección.
Por ejemplo, si el sorteo se realiza con Easypromos, una buena práctica es indicar: «El sorteo aleatorio se realizará mediante la plataforma Easypromos, que utiliza un sistema propio de generación de números aleatorios (RNG) certificado conforme al estándar internacional GLI-19 v3.0. Una vez realizado el sorteo, Easypromos emitirá un certificado de validez público que acredita la aleatoriedad y transparencia del proceso y permite consultar el resultado del sorteo.»
Validez de la participación
También es recomendable indicar qué requisitos debe cumplir una participación para considerarse válida y qué sucederá si el ganador no cumple las condiciones establecidas en las bases.
Por ejemplo, el organizador puede reservarse el derecho de solicitar al ganador información adicional para verificar que cumple los requisitos de participación. Si no los cumple, podrá ser sustituido por un suplente. También pueden excluirse participaciones fuera del periodo promocional o realizadas mediante cuentas falsas o duplicadas, sistemas automatizados o cualquier manipulación de la mecánica de la promoción.
Limitaciones
Pueden establecerse limitaciones adicionales cuando tengan sentido para la promoción, por ejemplo impedir la participación de empleados de la empresa organizadora, de determinadas empresas colaboradoras o de sus familiares directos.
Estas limitaciones deben quedar descritas de forma clara en las bases.
Premio
Las bases legales deben describir claramente el premio que recibirá el ganador.
Es recomendable indicar qué premio se entrega, cuántas unidades hay disponibles, su valor aproximado, si puede o no canjearse por dinero, si es transferible, cómo y cuándo se entregará y cualquier condición o limitación relevante para disfrutarlo.
Por ejemplo, si el premio es un viaje, conviene especificar qué incluye y qué gastos quedan fuera. Si se trata de un producto, puede indicarse su modelo, características principales o valor aproximado.
Fiscalidad y requisitos legales del sorteo
Además de describir el premio, conviene revisar si el sorteo está sujeto a obligaciones legales o fiscales específicas. Estas obligaciones pueden variar según el país en el que se organice la promoción.
A continuación explicamos, a modo de referencia, el caso de España.
En España, los sorteos promocionales habituales en redes sociales, en los que la participación es gratuita y el ganador se selecciona de forma aleatoria, se consideran generalmente combinaciones aleatorias con fines publicitarios o promocionales.
Estas promociones no requieren autorización ni comunicación previa a la Dirección General de Ordenación del Juego, siempre que la participación no implique ningún sobreprecio o tarificación adicional.
Sí tienen obligaciones fiscales. Con carácter general, están sujetas a un impuesto del 10 % sobre el valor de mercado de los premios ofrecidos, aunque el tipo y el procedimiento de autoliquidación pueden depender de la comunidad autónoma competente.
Además, el premio recibido por el ganador tiene efectos en su IRPF. A efectos fiscales, se considera una ganancia patrimonial y deberá incluirse en su declaración de la renta. Cuando la base de retención del premio supera los 300 euros, el organizador está obligado a practicar la correspondiente retención o ingreso a cuenta.
En los premios en metálico, el organizador practica la retención sobre el importe del premio. En los premios en especie, debe efectuar el correspondiente ingreso a cuenta. En este último caso, las bases legales deberían indicar claramente si dicho ingreso a cuenta será asumido económicamente por el organizador o si será repercutido al ganador.
Por este motivo, cuando el premio tenga un valor relevante, es recomendable definir claramente su tratamiento fiscal en las bases legales y verificar las obligaciones aplicables en la comunidad autónoma correspondiente.
Notificación a los ganadores
Las bases deben explicar cómo y cuándo se comunicará el resultado del sorteo y qué deberá hacer el ganador para aceptar o reclamar el premio.
Por ejemplo, el organizador puede contactar al ganador por mensaje directo y publicar posteriormente el resultado en la red social.
También conviene indicar el plazo que tendrá el ganador para responder. Si no lo hace dentro de ese plazo, las bases pueden prever que el premio pase a un suplente.
El plazo de respuesta, el número de suplentes y el procedimiento de contacto deben quedar definidos de antemano.
Para facilitar la gestión de los ganadores, es recomendable utilizar sistemas que permitan recopilar de forma segura los datos necesarios para la entrega del premio. El sistema Reclamar Premio de Easypromos permite crear un formulario específico para solicitar estos datos y, cuando corresponda, las autorizaciones o consentimientos adicionales necesarios.
Publicación de ganadores, derechos de imagen y propiedad intelectual
Si el organizador prevé publicar el nombre, nombre de usuario, imagen o contenidos del ganador, las bases deben informar adecuadamente de ello y regular, cuando sea necesario, la correspondiente autorización o cesión de derechos.
Esto es especialmente relevante en concursos de fotografías, vídeos, textos u otros contenidos creados por los participantes, donde debe explicarse qué derechos de uso necesita el organizador, para qué finalidad, durante cuánto tiempo y en qué medios.
Publicaciones y comentarios de los participantes
Si la mecánica requiere publicar comentarios, fotografías, vídeos u otros contenidos, las bases pueden establecer qué contenidos no están permitidos.
Por ejemplo, pueden excluirse contenidos ofensivos, discriminatorios, ilícitos, que vulneren derechos de terceros o que incumplan las normas de la red social utilizada. También puede preverse la eliminación de dichos contenidos y la descalificación del participante cuando corresponda.
Prórrogas, suspensiones o cancelación
Es recomendable prever qué sucederá si la promoción debe prorrogarse, suspenderse o cancelarse por causas de fuerza mayor, problemas técnicos graves u otras circunstancias que impidan desarrollarla según lo previsto.
Cualquier modificación relevante debe comunicarse a los participantes de forma transparente.
Descalificaciones y penalizaciones
Las bases pueden prever la descalificación de usuarios que incumplan las reglas o actúen de manera fraudulenta.
Por ejemplo, puede considerarse fraude la utilización de múltiples cuentas, identidades falsas, automatizaciones no permitidas o cualquier manipulación destinada a obtener una ventaja injusta respecto al resto de participantes.
Responsabilidad del organizador
Puede incorporarse una cláusula que delimite razonablemente la responsabilidad del organizador frente a incumplimientos de los participantes o frente a usos indebidos del premio por parte del ganador.
Esta cláusula no debe utilizarse para excluir responsabilidades que legalmente correspondan al organizador.
Protección de datos personales
En una promoción realizada en redes sociales existe tratamiento de datos personales cuando se recopila información que permite identificar a los participantes. Por ejemplo, en un sorteo entre comentarios se obtiene como mínimo el nombre de usuario del participante y, según la información facilitada por la plataforma, también puede tratarse su foto de perfil.
Por este motivo, los participantes deben recibir información clara sobre el tratamiento de sus datos personales. Esta información puede incorporarse en una cláusula de privacidad dentro de las propias bases legales.
En un sorteo de comentarios, por ejemplo, debería indicarse que el nombre de usuario y, cuando corresponda, la foto de perfil se utilizarán para gestionar la participación, seleccionar al ganador y comunicar públicamente el resultado del sorteo.
También conviene indicar durante cuánto tiempo permanecerá accesible públicamente el listado o página de ganadores y qué sucederá posteriormente con estos datos.
Si los datos obtenidos a través de la red social no se van a utilizar para ninguna otra finalidad, es recomendable indicarlo expresamente. Por ejemplo, que no se utilizarán para enviar comunicaciones comerciales ni para incorporarlos a otras bases de datos.
Si la promoción incluye además un formulario de registro, deberán explicarse también los tratamientos asociados a los datos recogidos mediante dicho formulario. Por ejemplo, si se solicita el correo electrónico, las bases deberán indicar para qué se utilizará y diferenciar claramente entre su uso para gestionar la promoción y cualquier posible uso adicional, como el envío de comunicaciones comerciales.
La cláusula de privacidad también debe identificar al responsable del tratamiento, indicar la base jurídica aplicable, los plazos o criterios de conservación, los destinatarios o transferencias cuando correspondan y la forma en que los participantes pueden ejercer sus derechos en materia de protección de datos.
- Acceso.
- Rectificación.
- Supresión.
- Oposición.
- Limitación del tratamiento.
- Portabilidad, cuando resulte aplicable.
- Derecho a no ser objeto de determinadas decisiones automatizadas, cuando resulte aplicable.
Normas de las redes sociales
Además de cumplir con la legislación aplicable y con las propias bases legales, las promociones realizadas en Instagram, Facebook, X u otras redes sociales deben respetar las normas específicas de cada plataforma.
Estas normas pueden establecer requisitos sobre la organización de promociones, el contenido permitido, determinadas mecánicas de participación o las declaraciones que debe incluir la promoción.
Por ejemplo, Instagram exige que las promociones incluyan una exoneración de la plataforma y que indiquen que no están patrocinadas, avaladas, administradas ni asociadas con Instagram. Conviene revisar siempre las normas vigentes de la red social en la que se desarrolle la promoción.
Contacto y reclamaciones
Las bases deben indicar un canal mediante el cual los participantes puedan contactar con el organizador para plantear dudas o reclamaciones relacionadas con la promoción. Habitualmente se facilita una dirección de correo electrónico.
Aceptación de las bases
La participación en la promoción implica la aceptación de las bases legales.
Por eso, antes de publicar el sorteo o concurso en redes sociales, asegúrate de que las bases estén fácilmente accesibles para los participantes. Por ejemplo, puedes enlazarlas desde la bio de Instagram, compartirlas en una Story con enlace, incluir el acceso desde la propia publicación o alojarlas en una página de tu web.
Ley aplicable y jurisdicción
Las bases deben identificar la legislación aplicable y, cuando corresponda, el fuero competente para resolver posibles conflictos.
En promociones dirigidas a consumidores, esta cláusula debe respetar las normas imperativas de protección de los consumidores y no puede limitar los derechos que legalmente les correspondan. Si la promoción se dirige a varios países o territorios, conviene revisar específicamente este punto.
Recomendación práctica
Las bases legales deben adaptarse a la mecánica concreta de cada promoción. Una plantilla puede servir como punto de partida, pero conviene revisar especialmente el territorio, los premios, la fiscalidad, el tratamiento de datos personales y las normas de la red social utilizada. En promociones de especial complejidad, con premios de valor elevado o que se desarrollen en varios países, es recomendable solicitar asesoramiento jurídico específico.
