Política de privacidad de Easypromos

OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política de privacidad explica cómo EASYPROMOS recoge, utiliza, conserva y protege los datos personales cuando actúa como responsable del tratamiento.

Se aplica a los datos personales de:

1. Visitantes de la web de Easypromos.
2. Personas que crean una cuenta y personas autorizadas para trabajar con ella, denominadas Agentes.
3. Clientes y personas de contacto de clientes.
4. Potenciales clientes que solicitan información, una demostración o contactan con el equipo comercial.
5. Personas suscritas a comunicaciones comerciales.
6. Usuarios del servicio de soporte.
7. Asistentes a webinars, eventos y otras actividades organizadas por EASYPROMOS; y
8. Proveedores, colaboradores y otros contactos profesionales.

Esta Política tiene alcance global. EASYPROMOS, como empresa establecida en España, trata los datos personales de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos, la Ley Orgánica 3/2018 y la demás normativa española y europea aplicable.

Esta Política no regula los datos personales de los participantes que EASYPROMOS trata por cuenta de sus clientes. En estos casos, el cliente actúa como responsable del tratamiento y EASYPROMOS como encargado. Este tratamiento se regula en el Contrato para el tratamiento de datos personales por cuenta de tercero de Easypromos y en la política de privacidad de cada promoción.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento es:

EASYPROMOS dispone de un Delegado de Protección de Datos, con quien se puede contactar a través de dpo@easypromosapp.com.

DATOS PERSONALES TRATADOS Y PROCEDENCIA

1. Datos identificativos y profesionales: datos necesarios para identificar y contactar con la persona, como el nombre, los apellidos, el correo electrónico, el teléfono, la imagen de perfil o el nombre de usuario en redes sociales, así como información profesional relacionada con su empresa, cargo, sector, país o tipo de organización.
2. Datos de la cuenta: información necesaria para crear y administrar una cuenta, como los identificadores de usuario y cuenta, los Agentes vinculados, sus roles y permisos, las preferencias y el estado de las invitaciones.
3. Datos de uso y seguridad: información generada al utilizar la web, la plataforma o los servicios, como la dirección IP, la fecha y hora de acceso, el dispositivo, el navegador, las acciones realizadas, las funcionalidades utilizadas y los registros técnicos y de seguridad.
4. Datos comerciales: información necesaria para atender solicitudes y gestionar la relación comercial, como demostraciones solicitadas, intereses, necesidades, comunicaciones y seguimiento de oportunidades comerciales.
5. Datos de facturación y pago: información necesaria para gestionar la contratación, facturación y pago, como la razón social, el domicilio fiscal, el NIF, la persona de contacto de facturación, el plan contratado, los importes, las referencias de las transacciones y, cuando resulte necesario, el titular y los identificadores de la cuenta bancaria. EASYPROMOS no accede ni conserva los datos completos de las tarjetas de pago, que son tratados por la pasarela de pago.
6. Datos de soporte: información necesaria para atender consultas e investigar incidencias, como el contenido de las conversaciones con el equipo de soporte o el chatbot, los archivos adjuntos y la información técnica relacionada con el caso.
7. Datos contractuales: información relacionada con la formalización y ejecución de la relación contractual, como propuestas, contratos, documentos firmados, aceptación de las Condiciones de uso y evidencias de su formalización.
8. Datos de navegación: información obtenida mediante cookies y tecnologías similares en la web pública, de acuerdo con las preferencias seleccionadas por la persona usuaria en el panel de configuración de cookies.

Los datos pueden ser facilitados directamente por la persona interesada, por el cliente o por el administrador de una cuenta, por los proveedores utilizados para iniciar sesión o configurar el acceso SSO, o generarse durante el uso de la web, la plataforma y los servicios.

Cuando exista una relación comercial previa, EASYPROMOS también podrá completar los datos profesionales del contacto utilizando información pública procedente de su empresa, su perfil profesional o fuentes equivalentes. EASYPROMOS no utiliza estas fuentes para obtener información privada ni categorías especiales de datos personales.

Para las finalidades reguladas en esta Política, EASYPROMOS no necesita ni solicita categorías especiales de datos personales ni datos relativos a condenas o infracciones penales. Las personas usuarias deberán evitar facilitar esta información mediante formularios, consultas de soporte o documentos adjuntos, salvo que resulte estrictamente necesario y exista una base jurídica válida.

Los formularios indicarán qué datos son obligatorios. Si la persona no facilita los datos necesarios, EASYPROMOS podrá no atender la solicitud, crear la cuenta, formalizar la contratación o prestar la funcionalidad correspondiente. El resto de los datos tendrá carácter voluntario.

 

FINALIDADES, BASES JURÍDICAS Y CONSERVACIÓN

EASYPROMOS trata los datos personales para las finalidades y durante los plazos indicados a continuación:

Cuando finalice el plazo correspondiente, los datos serán eliminados o anonimizados. Si fuera necesario conservarlos para cumplir una obligación legal o atender posibles responsabilidades, permanecerán bloqueados y no se utilizarán para otras finalidades.

 

DESTINATARIOS Y PROVEEDORES DE SERVICIOS

EASYPROMOS no vende ni alquila datos personales ni facilita listas de contactos a terceros para que las utilicen con fines comerciales propios.

Para prestar sus servicios y desarrollar su actividad, EASYPROMOS utiliza proveedores especializados que pueden acceder únicamente a los datos necesarios para realizar la función correspondiente. La utilización de un proveedor no significa que este reciba todas las categorías de datos descritas en esta Política.

Los principales proveedores utilizados actualmente son:

Los proveedores que actúen como encargados del tratamiento estarán sujetos a obligaciones contractuales de protección de datos, seguridad y confidencialidad. Otros proveedores, como entidades bancarias, pasarelas de pago, servicios de autenticación o plataformas publicitarias, podrán actuar como responsables independientes respecto de los tratamientos que realicen para cumplir sus propias obligaciones o prestar sus servicios. En estos casos, el tratamiento también estará sujeto a sus propias políticas de privacidad.

EASYPROMOS también podrá comunicar datos personales:

1. a asesores jurídicos, fiscales y contables, auditores, aseguradoras, consultores de seguridad y entidades de certificación, cuando sea necesario para prestar sus servicios, gestionar una reclamación o verificar el cumplimiento de sus obligaciones;
2. a administraciones públicas, autoridades, juzgados y tribunales, cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido;
3. a las entidades que participen en una fusión, adquisición, reorganización, transmisión de activos u otra operación societaria, aplicando las medidas necesarias para proteger los datos personales; y
4. al público, cuando la persona haya autorizado la publicación de un testimonio, caso de éxito u otro contenido identificativo.

El acceso de proveedores a datos personales de participantes tratados por cuenta de los clientes se regula en el Contrato para el tratamiento de datos personales por cuenta de tercero de Easypromos.

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

EASYPROMOS utiliza proveedores situados dentro y fuera del Espacio Económico Europeo. En particular, algunos servicios de gestión comercial, comunicaciones, soporte, inteligencia artificial, autenticación y firma electrónica pueden implicar el tratamiento de datos personales en los Estados Unidos o el acceso a estos desde otros países.

Cuando un proveedor aloja sus datos principalmente en Europa, también pueden producirse accesos internacionales por parte de sus empresas vinculadas, equipos de soporte o subencargados.

EASYPROMOS solo realizará transferencias internacionales de datos personales cuando exista un mecanismo válido conforme a la normativa aplicable. Según el caso, las transferencias podrán basarse en:

1. una decisión de adecuación de la Comisión Europea;
2. la adhesión del destinatario al Marco de Privacidad de Datos entre la Unión Europea y Estados Unidos, cuando resulte aplicable;
3. las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea; o
4. cualquier otro mecanismo reconocido por la normativa de protección de datos.

EASYPROMOS revisará las garantías ofrecidas por sus proveedores y, cuando resulte necesario, aplicará medidas adicionales para proteger los datos personales.

Las personas interesadas pueden solicitar información sobre las transferencias internacionales y las garantías aplicadas escribiendo a privacy@easypromosapp.com.

COMUNICACIONES COMERCIALES

7.1. Suscripción voluntaria

Las personas que se suscriban a la newsletter mediante los formularios habilitados por EASYPROMOS recibirán contenidos, novedades, recomendaciones y comunicaciones comerciales.

La suscripción es voluntaria y podrá cancelarse en cualquier momento. La aceptación de esta Política de privacidad no implica por sí sola la suscripción a la newsletter.

7.2. Comunicaciones a titulares de cuentas y Agentes

Las personas que creen una cuenta en la plataforma o sean Agentes de una cuenta podrán recibir comunicaciones sobre el producto, nuevas funcionalidades, formación, recomendaciones, eventos y otros servicios propios relacionados con Easypromos, aunque la cuenta no disponga de una suscripción de pago.

Estas comunicaciones se basan en la relación contractual iniciada mediante el alta en la plataforma y la aceptación de las Condiciones de uso, así como en el interés legítimo de EASYPROMOS en informar y ayudar a utilizar sus servicios.

La persona podrá oponerse a recibirlas cuando facilite sus datos y en cualquier momento posterior, sin que ello afecte al uso de la cuenta ni a los servicios contratados.

7.3. Personalización de las comunicaciones

EASYPROMOS podrá adaptar sus comunicaciones en función de datos como el idioma, país, sector, tipo de empresa, plan contratado, actividad de la cuenta o intereses mostrados.

Esta segmentación no se utilizará para adoptar decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a la persona.

7.4. Baja de las comunicaciones

Todas las comunicaciones comerciales incluirán un mecanismo para darse de baja. La persona también podrá solicitarla escribiendo a privacy@easypromosapp.com.

Cuando una persona se dé de baja, EASYPROMOS dejará de enviarle comunicaciones comerciales y podrá conservar los datos mínimos necesarios para acreditar la baja y evitar nuevos envíos.

7.5. Comunicaciones operativas

Las comunicaciones relacionadas con la seguridad, el acceso a la cuenta, la facturación, las renovaciones, las incidencias o los cambios relevantes del servicio no tienen carácter comercial.

EASYPROMOS podrá enviarlas mientras sean necesarias para gestionar la cuenta, cumplir sus obligaciones o prestar correctamente los servicios. Estas comunicaciones no quedarán afectadas por la baja de la newsletter o de otras comunicaciones comerciales.

INTEGRACIONES CON META

8.1. Conexión de cuentas

EASYPROMOS permite utilizar Facebook para iniciar sesión en la plataforma y conectar cuentas profesionales de Facebook e Instagram para acceder a determinadas funcionalidades.

Cuando una persona autoriza una conexión, EASYPROMOS accede únicamente a los datos y permisos necesarios para identificarla, validar la cuenta y prestar la funcionalidad solicitada.

EASYPROMOS solo conservará los tokens de acceso cuando sean necesarios para mantener o ejecutar la funcionalidad autorizada. Estos tokens se almacenarán cifrados, con acceso restringido, y se eliminarán cuando dejen de ser necesarios, se desconecte la integración o se revoquen los permisos.

Meta podrá tratar información relacionada con la autorización y el uso de sus servicios de acuerdo con sus propias condiciones y políticas de privacidad.

8.2. Funcionalidades para promociones

Los clientes pueden conectar sus cuentas profesionales de Facebook o Instagram para utilizar funcionalidades como:

1. sorteos entre comentarios de Facebook o Instagram;
2. promociones basadas en menciones o hashtags de Instagram;
3. sorteos entre participantes de Instagram Stories; y
4. automatizaciones de mensajería de Instagram.

En estos casos, el cliente decide la finalidad del tratamiento y actúa como responsable de los datos personales. EASYPROMOS accede únicamente a los datos necesarios para prestar la funcionalidad y actúa como encargado del tratamiento conforme al Contrato para el tratamiento de datos personales por cuenta de tercero de Easypromos.

8.3. Inicio de sesión de participantes

Cuando el organizador de una promoción habilite el acceso de participantes mediante Facebook Login, EASYPROMOS podrá recibir de Meta datos como el identificador de Facebook, nombre, apellidos, correo electrónico e imagen de perfil.

Estos datos se tratarán por cuenta del organizador y de acuerdo con los permisos autorizados por el participante. El tratamiento se regirá por la política de privacidad de la promoción y por las condiciones aplicables al encargo del tratamiento.

8.4. Conservación y eliminación

Los datos obtenidos mediante las aplicaciones de sorteos de Facebook, sorteos entre comentarios de Instagram y sorteos de Instagram Stories se conservarán durante un máximo de 90 días. El cliente podrá eliminarlos antes mediante las herramientas disponibles en la plataforma.

Los datos tratados mediante otras funcionalidades de Meta se conservarán de acuerdo con la configuración de la funcionalidad, las instrucciones del cliente y los periodos establecidos en el Contrato para el tratamiento de datos personales por cuenta de tercero de Easypromos.

Cuando un cliente desconecte una cuenta de Facebook o Instagram, o revoque los permisos desde Meta, EASYPROMOS eliminará los datos utilizados exclusivamente para mantener esa conexión.

La desconexión no implica necesariamente la eliminación inmediata de los datos de participantes que ya hayan sido incorporados a una promoción. Estos datos se eliminarán conforme a los periodos y condiciones indicados anteriormente.

La eliminación definitiva de la cuenta de Easypromos conllevará la eliminación de los datos personales procedentes de Meta que permanezcan asociados a ella, sin perjuicio del periodo aplicable a las copias de seguridad.

8.5. Revocación de permisos

La persona usuaria puede retirar los permisos concedidos a Easypromos desde la configuración de su cuenta de Facebook o Instagram. Cuando Meta comunique la revocación, EASYPROMOS eliminará los datos de conexión correspondientes.

Las personas que quieran solicitar la eliminación de datos relacionados con una integración de Meta también pueden escribir a privacy@easypromosapp.com.

INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y DECISIONES AUTOMATIZADAS

EASYPROMOS utiliza un chatbot basado en inteligencia artificial como primera línea de atención. El chatbot se identifica como un sistema de IA y utiliza la documentación oficial de Easypromos para responder consultas. Las conversaciones pueden ser revisadas por el equipo de soporte y, cuando esté disponible, la persona podrá solicitar atención humana.

Los proveedores utilizados para prestar este servicio no podrán utilizar las conversaciones para entrenar sus modelos. Las respuestas del chatbot pueden contener errores y no producen efectos jurídicos ni determinan el acceso a los servicios.

EASYPROMOS no adopta decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a las personas. Los mecanismos de seguridad podrán bloquear automáticamente accesos o acciones sospechosas. La persona afectada podrá contactar con el equipo de soporte para solicitar su revisión.

DERECHOS DE LAS PERSONAS

10.1 Ejercicio de los derechos

EASYPROMOS reconoce los derechos indicados en esta sección a todas las personas cuyos datos personales trate, con independencia de su país de residencia y sin perjuicio de otros derechos reconocidos por la normativa aplicable.

La persona interesada puede solicitar:

1. acceso a sus datos personales y a la información sobre su tratamiento;
2. rectificación de los datos inexactos o incompletos;
3. supresión de sus datos cuando ya no sean necesarios o concurra otra causa legal;
4. limitación del tratamiento en los casos previstos por la normativa;
5. oposición a los tratamientos basados en el interés legítimo y al envío de comunicaciones comerciales;
6. portabilidad de los datos cuando resulte aplicable;
7. retirada del consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado anteriormente; y
8. no ser objeto de decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a la persona.

Los derechos pueden ejercerse escribiendo a privacy@easypromosapp.com e indicando la solicitud y los datos necesarios para identificar a la persona.

EASYPROMOS podrá solicitar información adicional cuando existan dudas razonables sobre la identidad de quien presenta la solicitud. No exigirá documentación identificativa cuando pueda verificar la identidad por otros medios.

Las solicitudes se atenderán gratuitamente y dentro del plazo legal aplicable. Como regla general, EASYPROMOS responderá en el plazo de un mes. Este plazo podrá ampliarse hasta dos meses adicionales cuando la solicitud sea especialmente compleja o exista un número elevado de solicitudes, informando previamente a la persona interesada.

Cuando una solicitud sea manifiestamente infundada, excesiva o repetitiva, EASYPROMOS podrá cobrar los costes administrativos correspondientes o negarse a tramitarla, explicando los motivos.

10.2 Datos de participantes

Cuando la solicitud se refiera a datos tratados dentro de una promoción organizada por un cliente, la persona deberá dirigirse al organizador, que actúa como responsable del tratamiento.

Si EASYPROMOS recibe directamente la solicitud y puede identificar al organizador, se la remitirá y le prestará la asistencia necesaria conforme al Contrato para el tratamiento de datos personales por cuenta de tercero de Easypromos.

10.3 Reclamaciones

Si la persona considera que sus datos no han sido tratados correctamente, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o ante la autoridad de protección de datos competente en su lugar de residencia.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

EASYPROMOS aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales frente al acceso no autorizado, la pérdida, la alteración, la divulgación o la destrucción. Estas medidas incluyen controles de acceso, gestión de permisos, cifrado cuando corresponde, registro y supervisión de actividades, copias de seguridad, gestión de vulnerabilidades y procedimientos de respuesta ante incidentes.

El acceso a los datos personales queda limitado a las personas y proveedores que lo necesitan para desarrollar sus funciones. Todas las personas autorizadas están sujetas a obligaciones de confidencialidad.

Cuando se produzca una violación de seguridad que afecte a datos personales, EASYPROMOS aplicará sus procedimientos de respuesta y realizará las comunicaciones a las autoridades y personas afectadas cuando lo exija la normativa.

MENORES DE EDAD

Los servicios de Easypromos están dirigidos exclusivamente a empresas y profesionales. Las personas menores de 18 años no pueden crear una cuenta, actuar como Agentes ni contratar los servicios.

Los formularios comerciales, la newsletter y los contenidos de EASYPROMOS tampoco están dirigidos específicamente a menores de edad.

Si EASYPROMOS detecta que ha recogido datos personales de un menor sin una base jurídica válida, procederá a eliminarlos.

MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

EASYPROMOS podrá actualizar esta Política de privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos, organizativos o relacionados con sus servicios y proveedores.

La versión vigente estará siempre disponible en la web de Easypromos e indicará la fecha de su última actualización.

Cuando un cambio afecte de forma relevante al tratamiento de los datos personales, EASYPROMOS lo comunicará mediante la web, la plataforma, el correo electrónico u otro canal adecuado.

Si el cambio requiere un nuevo consentimiento, EASYPROMOS lo solicitará antes de iniciar el tratamiento correspondiente.

COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

La web pública de Easypromos utiliza cookies y tecnologías similares para permitir su funcionamiento, recordar preferencias, analizar su uso y, cuando corresponda, medir la efectividad de las acciones publicitarias.

Las cookies necesarias podrán utilizarse sin consentimiento. Las cookies analíticas y publicitarias solo se activarán cuando la persona las acepte mediante el panel de configuración de cookies.

La persona puede aceptar, rechazar o modificar sus preferencias en cualquier momento desde el panel de configuración disponible en la web. En este panel puede consultar las categorías de cookies utilizadas, sus finalidades, proveedores y duración.

Estas tecnologías se utilizan en la web pública y no dentro de la plataforma Easypromos, salvo las estrictamente necesarias para su funcionamiento y seguridad.