Con la modalidad por grupos del Sorteo de un listado, puedes realizar múltiples sorteos independientes a partir de un único archivo. Solo necesitas que el listado incluya una columna que identifique el grupo al que pertenece cada participante. Easypromos detecta automáticamente los distintos grupos y realiza una selección aleatoria independiente para cada uno.
Así evitas dividir previamente la base de datos, crear un archivo diferente para cada grupo y ejecutar los sorteos uno a uno.
¿Qué es un sorteo por grupos?
Un sorteo por grupos permite dividir automáticamente a los participantes de una lista en diferentes conjuntos y seleccionar ganadores de forma independiente dentro de cada grupo.
El criterio utilizado para crear los grupos puede ser cualquier dato incluido en el archivo: una tienda, una categoría, una localidad, un país, una sucursal, una empresa o incluso el premio que haya escogido cada participante.
Por ejemplo, imagina una cadena con 100 establecimientos que quiere seleccionar un ganador por cada tienda. En lugar de crear 100 listados y realizar 100 sorteos, puede importar una única base de datos con una columna llamada «tienda».
Easypromos identifica automáticamente los 100 establecimientos y realiza un sorteo independiente entre los participantes de cada uno.
| Necesidad | Columna utilizada como grupo | Resultado |
|---|---|---|
| Premiar a participantes de distintas categorías deportivas | Categoría | Ganadores por categoría |
| Seleccionar un ganador por establecimiento | Tienda | Ganadores por tienda |
| Premiar empleados de distintas oficinas | Sucursal | Ganadores por sucursal |
| Realizar una campaña en varios mercados | País o idioma | Ganadores por mercado |
| Repartir entradas para diferentes conciertos | Concierto seleccionado | Ganadores por concierto |
| Premiar comerciales de varios distribuidores | Distribuidor | Ganadores por empresa |
La lista tampoco tiene que estar ordenada previamente por grupos. Durante la importación indica qué columna corresponde al campo «grupo» y Easypromos clasifica automáticamente a los participantes.
Cómo hacer varios sorteos a partir de una única lista
El punto de partida es un fichero con todos los participantes. Para utilizar la modalidad por grupos necesitas añadir una columna que identifique el grupo de cada registro.
Por ejemplo:
| Nombre | Tienda | |
|---|---|---|
| Laura García | laura@ejemplo.com | París 03 |
| Marc López | marc@ejemplo.com | Barcelona 01 |
| Anna Ruiz | anna@ejemplo.com | París 03 |
| David Pérez | david@ejemplo.com | Londres 02 |
Al importar el archivo, selecciona «tienda» como campo de agrupación. La plataforma detectará automáticamente Barcelona 01, París 03, Londres 02 y todos los demás valores incluidos en esa columna. Antes de realizar el sorteo puedes comprobar los grupos detectados y el número de participantes incluidos en cada uno.
A continuación indica el número de ganadores y suplentes que queremos seleccionar. Esta configuración se aplica de la misma forma a todos los grupos. Por ejemplo, si configuras dos ganadores y tres suplentes y tienes 50 tiendas, Easypromos realizará 50 sorteos independientes y seleccionará dos ganadores y tres suplentes en cada tienda.
Si necesitas información más detallada sobre la configuración, puedes consultar la guía de configuración del Sorteo de listado por grupos.
Casos habituales de sorteos por grupos
Seleccionar ganadores por categoría
Piensa en la celebración de un club deportivo en la que participan deportistas de distintas categorías: alevín, juvenil, sénior, femenino, etc. Quieres realizar un sorteo entre todos los asistentes, pero también asegurarte de que haya premiados de todas las categorías.
En lugar de separar los asistentes en diferentes archivos, puedes trabajar con una única lista e incluir una columna «categoría». Easypromos agrupa automáticamente a los participantes y realiza una selección independiente de ganadores dentro de cada categoría.
Este mismo criterio puede utilizarse en eventos, asociaciones, competiciones, programas de fidelización o cualquier acción en la que los participantes ya estén clasificados previamente.
Elegir un ganador por cada tienda
Este caso es especialmente habitual para cadenas de retail, supermercados, restaurantes o cualquier organización con muchos establecimientos.
Imagina una campaña en la que participan clientes de más de 600 tiendas y queremos entregar un premio en cada establecimiento. Realizar el proceso manualmente implicaría separar a los participantes de cada tienda, ejecutar cientos de sorteos y gestionar después todos los resultados por separado.
Con un sorteo por grupos, la central puede trabajar con una única base de participantes y una columna que identifique la tienda o localidad. El sistema realiza automáticamente una selección independiente entre los participantes de cada establecimiento. Cuantos más puntos de venta intervienen en la campaña, mayor es la diferencia operativa entre gestionar los sorteos individualmente y hacerlo desde un único listado.
Garantizar un premiado por sucursal
La misma lógica puede aplicarse a promociones internas. Por ejemplo, una cadena de agencias de viajes quiere realizar un sorteo entre todos sus empleados y garantizar un ganador en cada sucursal.
Solo necesitan incorporar una columna «sucursal» o «sede» a la base de empleados. De esta forma podrán ejecutar todas las selecciones a la vez y obtener los resultados organizados por oficina. También se pueden utilizar departamentos, centros de trabajo, delegaciones o regiones como criterio de agrupación.
Seleccionar ganadores por país o idioma
En campañas internacionales puedes tener una misma mecánica de participación distribuida entre varios mercados. Por ejemplo, una marca incentiva a sus clientes para que registren sus tickets de compra y realiza un sorteo periódico entre los participantes. La campaña se desarrolla en tres mercados diferentes y necesita seleccionar ganadores independientes para cada país o idioma.
Si la base de datos incluye el país o idioma correspondiente a cada participación, puedes utilizar ese dato como grupo y obtener las selecciones de los distintos mercados a partir de una sola lista. Esto simplifica especialmente las campañas recurrentes, porque puedes repetir el mismo proceso cada semana o cada mes sin tener que preparar sorteos independientes para cada mercado.
Sortear diferentes premios según la elección del participante
Los grupos no tienen que representar necesariamente una característica del participante. También pueden utilizarse para clasificarlo según el premio que quiere conseguir.
Por ejemplo, una marca de electrodomésticos ofrece entradas para varios conciertos de un festival. Al registrarse, cada cliente indica a qué concierto le gustaría asistir. Al finalizar el periodo de participación, el banco dispone de una única lista en la que una columna identifica el concierto seleccionado.
Cada concierto se convierte así en un grupo independiente. Con una sola acción puedes seleccionar los ganadores correspondientes a cada premio y mantener claramente asociado cada ganador con el concierto en el que participaba.
Premiar a participantes de distintas empresas o distribuidores
Otra posibilidad es utilizar la empresa de procedencia como grupo. Por ejemplo, un fabricante de productos congelados quiere realizar una acción para fidelizar y premiar a los equipos comerciales de sus empresas distribuidoras.
La lista incluye todos los participantes y una columna identifica a qué distribuidor pertenece cada uno. Puedes utilizar esta información para seleccionar ganadores por distribuidor sin crear listados independientes para cada empresa.
Qué ventajas tiene realizar los sorteos por grupos
La principal ventaja no es únicamente realizar varios sorteos a la vez, sino evitar tareas manuales que aumentan rápidamente cuando trabajas con muchos grupos.
- Trabajas con una única base de participantes.
- Evitas separar manualmente los registros por tienda, país, categoría o sucursal.
- Realizas automáticamente un sorteo independiente para cada grupo.
- Obtienes ganadores y suplentes para todos los grupos con la misma configuración.
- Puedes consultar y exportar los resultados de forma conjunta o por grupo.
- Mantienes una trazabilidad clara de cada selección.
Además, para cada sorteo independiente puedes obtener un certificado de validez. La plataforma también genera una página global de ganadores que reúne los resultados de todos los grupos.
Cómo comunicar los ganadores cuando hay muchos grupos
Cuando realizas un sorteo con pocos ganadores, comunicar el resultado suele ser sencillo. El problema cambia cuando tienes, por ejemplo, 300 tiendas y varios premiados en cada una. En este caso es necesario que los participantes puedan localizar fácilmente el resultado que les corresponde.
La página global de ganadores del sorteo por grupos permite consultar las distintas selecciones desde un mismo lugar. Los resultados aparecen organizados por grupo y la página incorpora un buscador para facilitar la localización de los ganadores.
De esta forma puedes compartir una única página aunque el sorteo incluya decenas o cientos de tiendas, categorías, sucursales o mercados. También puedes acompañar los resultados con los certificados de validez correspondientes a las distintas selecciones.
¿Y si quieres anunciar cada ganador por separado?
Existe otro escenario diferente: tienes una única lista y quieres seleccionar varios ganadores, pero prefieres anunciar cada resultado de forma individual, por ejemplo mediante un vídeo con cuenta atrás antes de revelar cada nombre.
En este caso podemos utilizar el Sorteo de un listado junto con la opción repetir sorteo. Esta opción permite realizar nuevas selecciones a partir de la misma lista y presentar cada resultado por separado.
Preguntas frecuentes sobre los sorteos por grupos
Sí. Incluye una columna que identifique la tienda de cada participante y la utiizas como campo de grupo. Easypromos realizará automáticamente un sorteo independiente entre los participantes de cada establecimiento.
No. Puedes importar a todos los participantes en un único fichero. Solo necesitas una columna que indique la categoría o grupo correspondiente a cada registro.
No. Easypromos detecta los distintos valores de la columna utilizada como grupo y clasifica automáticamente los participantes.
Sí. Puedes definir el número de ganadores y suplentes que quieres obtener y la misma configuración se aplicará a todos los grupos. Por ejemplo, puedes seleccionar cinco ganadores y dos suplentes por cada tienda.
No dentro de una misma ejecución. El número de ganadores y suplentes configurado es común para todos los grupos.
Sí. El grupo puede corresponder a cualquier criterio incluido en una columna del fichero: tienda, categoría, sucursal, país, idioma, empresa, premio seleccionado u otra clasificación que permita identificar qué participantes deben entrar en cada selección.
Easypromos genera una página global de ganadores en la que se pueden consultar los resultados de todos los grupos y buscar un ganador concreto. También puedes obtener los certificados de validez correspondientes a las distintas selecciones, así como obtener un archivo descargable con la información de todos los premiados.
