¿Cuántas invitaciones recibes cada día para asistir a eventos online y seminarios por Internet? Y si tu trabajo es animar a la audiencia a conectarse a estos eventos, ¿cómo los convences y los dinamizas durante el encuentro online?
Más allá del engagement y el entretenimiento, los eventos son también un buen generador de ventas y transacciones. Las exposiciones masivas y las conferencias son un lugar ideal para captar leads de posibles clientes. En un día, puedes contactar con 20 personas, repartir tus tarjetas de negocio y compartir información sobre tu marca y tus productos con ellos. Pero estas acciones, en un evento digital, ¿cómo se desarrollan? Imagínate una marca que tenía un stand en una feria presencial. ¿Cómo puede atraer público hacia su stand virtual? ¿Y cómo se pueden repartir los regalos de los sponsors a los asistentes en los eventos digitales?
Las situaciones anteriores son retos que tiene que resolver el mundo online, sobretodo en estos meses donde se está acelerando el uso de los canales digitales. Dependiendo del tipo de evento, hay una variedad de aplicaciones y acciones que pueden crear engagement, captar contenido y configurar un canal de comunicación para conseguir una relación post-evento. Utilizando juegos y promociones interactivas se puede generar un evento con una vertiente divertida y relajada, y permite que los asistentes vean actividad y acción entorno al evento.
Un ejemplo entre muchos son las entregas de premios, un evento offline por excelencia que ha tenido que buscar una forma online de celebrarse. En este caso podemos ver una newsletter donde se informa de la entrega de premios Mujeres a Seguir 2020 que se organizó online, con registro previo de asistentes.
Seguidamente presentamos una lista de consejos y opciones para generar engagement en los eventos online a lo largo de toda la línea de vida del evento: en su lanzamiento y difusión, durante el desarrollo del mismo y una vez ya ha finalizado.
Generar engagement y notoriedad antes del evento
Antes de que el evento tenga lugar necesitas captar la atención de tu audiencia. Para ello, es interesante utilizar las redes sociales para crear visibilidad, enviar una newsletter a la base de datos, publicarlo en webs y blogs. A parte de estas acciones de difusión online, puedes utilizar acciones promocionales para aumentar el reconocimiento de marca y generar más expectación en torno al evento. A continuación te comparto algunas opciones.
Sorteos en redes sociales sobre el evento
Los sorteos en Instagram, Facebook o Twitter se utilizan habitualmente por parte de los organizadores de eventos, speakers, sponsors y marcas participantes para aumentar la visibilidad y generar engagement. La acción habitual para participar es comentar la publicación o tweet. El organizador del sorteo debe aprovechar esta oportunidad de interacción con los posibles asistentes para generar una conversación: se puede preguntar por las razones que interesa presenciar el evento, por el tema que más les interesa, etc.
Los premios de estos sorteos deben estar relacionados con la temática para que sean atrayentes para la audiencia. Por ejemplo, en el siguiente sorteo de Instagram, la asociación empresarial Asturias Power quería difundir un evento online con el lema #NonStopAsturias y lo hizo con un sorteo de su sponsor Coalla.
¿Por qué utilizarlos? Los sorteos en redes son fáciles de organizar por parte de las marcas y además, participar es muy fácil para los usuarios. Además, permiten aumentar la exposición de marca y generar engagement con los asistentes potenciales.
Sorteo con registro pre-evento
Utiliza un sorteo con registro para repartir las invitaciones a tu evento digital y pide toda la información personal que necesites para el proceso de inscripción. Puedes sortear entradas entre los registrados o dar invitaciones a todos los que finalicen el registro.
Por ejemplo, la tarjeta Euro600 premia a sus clientes con experiencias, talleres y formaciones. Como hay plazas limitadas, los que quieren asistir a los talleres deben registrarse en la aplicación y ésta sortea aleatoriamente las plazas entre todos los que han relleando el formulario. Una forma transparente de seleccionar los afortunados cuando hay mucha demanda y pocas posibilidades de conseguir el beneficio.
¿Por qué utilizarlos? Con un sorteo con registro podrás captar emails de personas interesadas en la temática del evento que promocionas, y así comunicarte con ellas de ahí en adelante. De esta forma podrás construir tu base de datos e informarles más directamente de otras propuestas del evento, la marca, ofertas y promociones. Con los formularios de registro de Easypromos puedes adaptar la captación de datos para que cumpla con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), añadir las bases legales, y habilitar casillas de verificación específica sobre el tratamiento y uso de datos.
Si el evento es de pago, seguramente no todos los que se inscriban terminen por inscribirse si no les tocan las invitaciones gratuitas, pero son leads interesados en la temática y los podrás continuar trabajando para convertirlos a clientes más adelante.
Si el evento es gratuito, puedes incentivar que dejen sus datos sorteando algun premio como en el siguiente ejemplo. Este congreso online es gratuito, pero al registrarte al formulario obtienes la invitación para acceder al evento y además participas en el sorteo de un kit de gimnasia pasiva.
Votaciones online pre-evento
Una forma de difundir el evento es organizar una votación online de proyectos, sea un concurso o unos premios. Con una app de votos, presenta los candidatos y permite a la audiencia que vote por su proyecto preferido, el mejor vídeo o el empleado del año. Además de aumentar el alcance del evento, las votaciones generan expectación para conocer quién es el ganador. Los votantes querrán asistir al evento para descubrir el resultado.
Descubre en este caso de éxito como el evento Open Expo Europe organiza unos premios online previos para promocionar la acción y premiar aquellos proyectos relacionados con la temática.
La empresa Fatro que comercializa productos verterinarios organiza el movimiento VetSICS que promociona el ejercicio físico entre los veterinarios, y les facilita la participación en maratones así como organiza entrenos en los congresos de esta profesión. Durante el confinamiento, montaron un concurso de fotos para animar a este colectivo a hacer deporte y mostrarlo al resto consiguiendo votos. El incentivo era un Runnerbox (válido para 2 inscripciones a cualquier carrera en España + 2 noches de Hotel para 2 personas (valorado en 150 €). Una forma de difundir su iniciativa aunque el congreso físico no tuviera lugar.
¿Por qué utilizarlos? Las votaciones online antes del evento, o cuando se debe anular éste, permiten a los usuarios sentirse importantes y cuidados por la organización. Así la marca demuestra a la audiencia que le importa y que quiere conocerla y premiarla. Por ende, este tipo de concurso ayuda a mejorar la relación con los clientes, pues estos se sienten escuchados.
Acciones interactivas durante el evento
Generar engagement y entretenimiento
Probablemente una de las principales cuestiones que intentan resolver los organizadores de un evento digital es cómo generar engagement e interacción entre los asistentes. Delante del ordenador es más fácil distraerse que cuando se está físicamente en un evento, por lo que es necesario captar la atención de los asistentes y entretenerlos. Debemos buscar formas de divertirlos, generando relación con lo que están viendo a través del ordenador, y consiguiendo su interacción. Por eso toda aquella acción interactiva que además sea recompensada con premios es una buena opción, como verás en las siguientes propuestas.
Sorteo en directo
Lanza un sorteo en directo en el mismo evento. Con una duración máxima de cinco minutos, mantendrás a tus asistentes en alerta y pendientes durante el evento. Comparte con ellos una URL o un código QR para que puedan acceder a un microsite con la dinámica donde deben registrarse para apuntarse al sorteo. Pueden participar vía móvil y así no tienen que dejar la pantalla donde se está desarrollando en evento online. Añade preguntas sobre el contenido que se está compartiendo en el evento, así permites más interacción en el proceso de registrarse.
Podrás hacer el sorteo entre todos los participantes (si las preguntas son tipo encuesta), o sólo entre aquellos que han acertado todas las preguntas (si han sido tipo quiz). De esta forma puedes testear y obtener feedback de los asistentes sobre lo que están aprendiendo en el seminario. El presentador deberá conducir el sorteo y amenizar mientras dura el tiempo de participación.
Fíjate en el siguiente vídeo donde si hizo este tipo de dinámica. Aunque tuvo lugar en un evento presencial, la forma de participar es la misma. Miran a la pantalla principal y participan vía móvil. Lo único es que el presentador está en otra pantalla o sólo se oye su voz.
¿Por qué utilizarlo? El sorteo en un evento crea mucha energía y excitación durante el evento. Para los organizadores es una forma muy dinámica para repartir los premios de las marcas sponsors y por ende, de promoverlas.
Ruleta de premios online
Una de las formas para divertir y premiar a los asistentes es proponerles el juego de la ruleta para que prueben suerte y vean si consiguen premios. Este tipo de aplicación ayuda a promover y distribuir los premios de los sponsors, por ejemplo. En el mundo offline, se utilizaría en un stand de expositor para atraer a los asistentes. En los eventos online se puede difundir mediante algún banner, compartirlo en el chat de un taller o webinar o incrustarlo en la web del evento.
Con la ruleta puedes repartir de forma aleatoria pequeños premios como descuentos a todos los que giran la ruleta, así como repartir algunos premios de más valor. Puedes dejar la ruleta activada durante todo el evento para que los asistentes vayan probando suerte.
¿Por qué utilizarla? La ruleta de premios es una herramienta ideal para retener a los clientes y ayuda a incrementar la notoriedad y el impacto de la marca.
La empresa Gigamon que se dedica a analítica y visibilidad en redes esponsoriza varios eventos virtuales tecnológicos. En cada evento difunde entre los asistentes una ruleta con varios premios entre los que hay sus productos tecnológicos, merchandising, tarjetas regalo y otros premios que están de actualidad como gel hidroalcohólico.
Entretener y divertir con juegos online
Otra forma de entretener a los asistentes y relajarlos entre charlas es proponerles en juego. ¡Sí, un juego! Un puzle, un memory, una sopa de letras o un juego de objetos ocultos. Descubre la gama de juegos online de Easypromos, fáciles de configurar y sin que necesites conocimientos de programación. Podrás personalizarlos con la marca organizadora o el sponsor, y te ayudarán a retener la atención de los asistentes en el momento en el que suelen desconectarse más asiduamente: entre las ponencias.
¿Por qué utilizarlos? Combina los juegos con premios durante las pausas entre ponencias. Como en los eventos presenciales, los juegos con premios permiten la difusión y promoción de los sponsors y mantienen el engagement de la audiencia. Estas dinámicas generarán una mejor experiencia general respecto al evento.
El siguiente ejemplo es un juego de memoria. Se puede personalizar completamente para encajar con cualquier evento, tanto a nivel de diseño como de contenido. Para la fiesta de la ciudad de Tarragona muchos eventos y celebraciones se trasladaron al mundo online a causa de la pandemia por COVID-19. La asociación de comerciantes del mercado municipal contribuyeron a los eventos virtuales con este memory sobre sus comerciantes.
Encuestas y valoración de ponencias
Obtener la valoración de los participantes respecto a las charlas y actividades del evento es muy importante para detectar e implementar mejoras, especialmente cuando es la primera vez que un acto se desarrolla en el mundo online. No solo es interesante para valorar el interés de cada orador, sino también para conocer aspectos generales del evento como la comunicación, la organización, las fechas, la usabilidad, etc.
Puedes utilizar una encuesta multi-etapa para presentar todas las ponencias de tu evento y permitir que los asistentes valoren cada una de ellas, como en el ejemplo superior. En una única aplicación web puedes presentar la encuesta para cada seminario o expositor. La audiencia sólo debe registrarse una vez y luego puede contestar de forma rápida a todas las encuestas cuando quiera, durante la jornada.
Hay varias formas de recompensar a los asistentes por dar su feedback. Una opción es hacer un sorteo entre los que han completado al menos dos encuestas. Lo único que tendrás que hacer como organizador es ir recordando la url de la web con las encuestas, el premio y la forma de participar. También puedes enviar una encuesta por email a todos los asistentes una vez termine el evento.
¿Por qué utilizarlo? Cuando pides la opinión a los asistentes demuestras que los escuchas y los quieres hacer partícipes de la acción, por lo tanto, que te interesa la interacción. Además, el feedback que recibes te ayudará para mejorar el próximo evento.
¿Te gustaría crear una encuesta de satisfacción para tu evento? Prueba la DEMO de Encuesta Multietapa y descubre lo fácil que es recopilar información sobre diferentes oradores, ponencias y presentaciones. Puedes descargar la plantilla para lanzar tu propia encuesta para un evento online, es totalmente personalizable.
Validación de asistencia y premios
Otra forma de interactuar con tus asistentes en el evento online es organizar una dinámica de check-in en cada ponencia, de forma que monitorizas quién asiste a cada charla y además los premias por ello. Hay formas de automatizar este aspecto, como comentamos a continuación.
Generando una aplicación de check-in por etapas, el participante podrá registrarse al principio y sólo deberá acceder al banner de la ponencia correspondiente para validar su asistencia. Además, también podemos premiarlos haciendo un sorteo en cada charla, exclusivo entre los que hayan hecho check-in en ella. Si quieres asegurarte más que estén escuchando la ponencia, puedes hacer que haya un código o palabra clave para acceder a cada check-in, y que ésta se de a lo largo de la ponencia o al finalizar la misma.
Otra forma es hacer un sorteo al final del evento, y dar participaciones adicionales por check-in realizado en cada actividad. El premio también puede ser asignado directamente al hacer check-in si lo que nos interesa es premiar al asistente al instante.
¿Por qué utilizarlo? Recompensar los asistentes te ayudará a incrementar la participación, atraer más audiencia y aumentar la interactividad en el evento.
Echa un vistazo a nuestra DEMO para ver cómo funciona una dinámica para registrar la asistencia. Utiliza la plantilla preconfigurada para crear tu propio registro para tu evento y ponencias.
También puedes crear una aplicación que lo incluya todo: check-in de los asistentes, juegos y encuestas, como en el siguiente ejemplo.
Captación de contenido de los usuarios durante el evento
Uno de los principales retos de los eventos online es conseguir que los asistentes se sientan parte del mismo puesto que están en casa o en la oficina, solos, frente a la pantalla. Pero hay varias formas de conseguir que tus invitados se sientan importantes: invítalos a compartir contenido sobre ellos participando en el evento.
Concurso de fotos en redes sociales
Una opción es lanzar un concurso de fotos en redes sociales para que muestren su visión del evento. Los participantes subirán fotos suyas en Instagram o Twitter utilizando el hashtag del evento y mencionando la marca organizadora. Puedes mostrar la galería con las fotos de los asistentes en tu website o utilizar la opción pantalla completa para generar espacios de emoción y recuerdo en el evento.
Es lo que hicieron en el evento deportivo #ThisisNetball, pero en vez de verlo en la pantalla gigante del estadio, lo verá cada asistente en su pantalla.
¿Por qué utilizarlo? Los concursos de hashtag+mención generan mucha exposición y visibilidad de la marca en las redes sociales. Este aspecto ayuda de forma indirecta a la credibilidad de la marca. Los asistentes que publican su experiencia en las redes sociales difunden el evento entre sus amigos y hacen que estos lo descubran. Como marca puedes aprovechar para difundir en Instagram stories todo el contenido que está generando tu audiencia y así aumentas el engagement y la notoriedad.
Photocall virtual del evento
Una herramienta muy recurrente en los eventos offline son los photocall o photobooth que permiten un escaparate a las marcas sponsors, y a la vez generan un espacio ideal a los asistentes para hacerse una foto y recordar la experiencia. En el mundo online esta acción también puede trabajarse con un photocall virtual.
Los photocall virtuales facilitan la creación del contenido generado por los asistentes, puesto que estos pueden personalizar una foto con un marco y stickers relacionados con el evento. La marca puede subir sus propios marcos y stickers para ofrecer a los participantes una aplicación totalmente adaptada al evento. Anímales a participar compartiendo la url del photocall para que obtengan la foto personalizada, así como puedes organizar un sorteo o premios entre los que se animen a subir una foto en la aplicación. De esta forma la marca tendrá contenido UGC que podrá usar posteriormente al evento.
¿Por qué utilizarlo? El contenido generado por el usuario es muy valioso para las marcas puesto que convierte a los asistentes en embajadores. Además, este tipo de dinámica permite a la audiencia sentirse parte del evento. Utiliza esta acción para obtener una galería de asistentes y mostrarlo en tu web, en la plataforma digital donde se está realizando el evento, para compartir en redes sociales o para promocionar el evento del año posterior.
El siguiente ejemplo es de un photocall tematizado para la fiesta online de Navidad. Los asistentes utilizaron fotos y stickers para hacerse una foto navideña.
Premios y seguimiento post-evento
Cuando el evento digital finaliza, los asistentes abandonan el website. ¿Cómo puedes comunicarte con ellos a partir de ese momento? ¿Cómo continuar el engagement con tu marca? Hay varias mecánicas para mantener el interés y el contacto con la audiencia, así ellos recordarán tu evento, servicio o producto y volverán el año siguiente.
Sorteos aleatorios entre la lista de asistentes
Puedes lanzar un sorteo de premios y regalos cedidos por los sponsors entre los asistentes, puesto que seguramente tendrás una lista con sus datos. Es una acción que puede desarrollarse antes, durante o después del evento, aunque en muchas ocasiones se hace con posterioridad para alargar el contacto entre asistentes y organizador. Con el sistema de sorteos de Easypromos podrás generar vídeos presentando los ganadores en una cuenta atrás, lo que permite comunicar los premiados de una forma más divertida y enérgica.
¿Por qué utilizarlo? ¿A quién no le gusta ganar un premio sólo por asistir a algún sitio? Anuncia los premios de antemano y así los sponsors que ofrecen los regalos se sentirán agradecidos. Recuerda difundir los resultados en las redes sociales, en el website del evento, o también por newsletter.
Encuestas y seguimiento
También puedes enviar una encuesta después del evento si no quieres que lo valoren durante el mismo. Recuerda que es más fácil que respondan si hay premios asociados y vinculados a aquellos que completen la valoración.
La fundación Camioneros de Colombia suele organizar un rally de camiones durante la Virgen del Carmen, puesto que es el día de la patrona de los conductores. Este año lo tuvieron que sustituir por un evento digital y decidieron organizar un rally online con varias actividades como juegos, sorteos, etc. Al finalizar el evento enviaron una encuesta de satisfacción para obtener feedback de los asistentes virtuales, como podéis ver en el siguiente ejemplo.
Como has podido comprobar, hay muchas opciones para dinamizar los eventos online. Depende del tipo de evento, de la audiencia y de los objetivos del organizador. Aún así, en la mayoría de las ocasiones siempre hay una promoción, juego o encuesta que encaja según el tipo de evento.
¿Estás pensando en dinamizar tu evento online pero te surgen dudas? Contacta con nuestro equipo de soporte vía chat o email y te ayudarán.
