Tu promoción ha finalizado y ha llegado el momento de cerrar el Sorteo y seleccionar los ganadores. Una vez ya tienes la lista con los nombres de todos los afortunados, el siguiente paso es contactar con ellos para así poder gestionar cuanto antes el envío de los premios.
Este paso, contactar con los ganadores de un sorteo, es siempre una de las tareas que más tiempo conlleva, y dependiendo del tipo de sorteo que hayas realizado, dispondrás de unas herramientas concretas para hacerlo de forma rápida y eficaz.
Ahora bien, en el proceso de gestionar los ganadores pueden darse algunas situaciones que pueden dificultar o retardar la gestión de los premios, por ejemplo: ¿y si el ganador no contacta dentro de tiempo?, ¿y si finalmente alguno de los ganadores no cumple con las bases del concurso y necesitas realizar un cambio?
Para dar solución a este tipo de situaciones, a continuación te damos algunas recomendaciones importantes a tener en cuenta antes de lanzar tu promoción.
Selecciona ganadores suplentes en el Sorteo
Para dar solución a cualquier dificultad que puedas encontrar durante el proceso de contactar y gestionar los ganadores, actúa siempre con previsión: antes de realizar el sorteo, asegúrate de que la herramienta para realizar el Sorteo te proporcione también un listado de ganadores suplentes, es decir, usuarios que tendrás en ‘reserva’ por si a última hora necesitas realizar algún cambio en el listado de ganadores final.
Redacta unas Bases Legales
Igual de importante es que indiques claramente en las bases legales el número de ganadores y suplentes que serán seleccionados en el Sorteo final. Otros aspectos que también deberás tratar en las bases legales son:
- Indica que el organizador del concurso se reserva el derecho de revisar la participación de cada usuario, y que se verificará la identidad del ganador antes de dar el premio.
- Indica que se realizarán cambios y reemplazarán ganadores por suplentes ante cualquier situación que impida poder asignar el premio al usuario que ha resultado ganador (por ejemplo: si el ganador no contacta a la página en el tiempo establecido o si finalmente no es apto para recibir el premio).
Es importante tratar todos estos puntos en las bases legales, para así evitar cualquier reclamación o queja que puedas recibir de los participantes. Revisa en detalle todos los puntos que debes tratar en tus bases legales para no dejarte nada.
A continuación te explicamos las situaciones más frecuentes por las que disponer de ganadores suplentes te puede salvar el Sorteo
El ganador no contacta en el tiempo establecido
En todo Sorteo, es importante indicar las fechas importantes de la promoción: hasta cuándo los usuarios podrán participar, qué día realizarás el sorteo y hasta qué fecha los ganadores tienen tiempo para ponerse en contacto con la marca y reclamar así su premio.
Es importante también tratar este punto en las bases legales, puesto que si alguno de tus ganadores no contacta dentro de tiempo, dispondrás de las bases legales para actuar en consecuencia y tomar la decisión más adecuada.
El ganador es de fuera de tu ciudad
¿Has realizado una promoción segmentada a los usuarios de tu ciudad o región? En este tipo de sorteos targetizados a una zona geográfica concreta, normalmente la entrega de los premios se suele realizar físicamente en la tienda o establecimiento, de manera que se indica a los ganadores que deberán recoger el premio presencialmente, o bien puedes decidir enviar el premio a través de correo ordinario.
Así, en este tipo de sorteos restringidos a una región o ciudad concreta, es recomendable indicar en las bases legales que el sorteo está abierto únicamente a los residentes de una zona geográfica determinada. De esta forma, minimizarás la participación de usuarios de fuera, lo que facilitará la entrega de los premios.
Para mayor control de la procedencia de los participantes, también es recomendable pedir en el formulario de registro todos los datos necesarios que permitan posteriormente poder verificar el lugar de residencia de los participantes, como por ejemplo: la ciudad, el código postal o la provincia.
Aun así, y aunque tomes todas estas medidas para acotar el target de tu sorteo, puede que algún usuario de fuera de tu ciudad acabe participando en la promoción. Ante esta situación, puede sernos de ayuda disponer de ganadores en reserva, así podremos asignarle el premio a un usuario que resida en nuestra zona geográfica y al que le sea cómodo poder venir a recoger el premio.
El ganador no cumple con las bases legales del Sorteo
¿Has organizado un sorteo entre todos los usuarios registrados, y te das cuenta que el perfil del usuario ganador no existe o que no está disponible? ¿Has organizado un concurso de fotos y la imagen subida por el ganador no es apta para el concurso? ¿Alguno de los datos que ha facilitado el ganador no es correcto o no puedes verificarlos?
En cualquiera de estas situaciones, donde no puedes finalmente entregar el premio al ganador porque no cumple con las bases del sorteo, disponer de ganadores suplentes será clave para poder repartir los premios que tenías previstos y cerrar así el Sorteo.
En definitiva, sé previsor y asegúrate de pedir siempre ganadores suplentes en tus Sorteos y de explicar bien a tus usuarios cómo seleccionarás y gestionarás los ganadores. De esta forma, tendrás la solución en caso que te encuentres en alguna de estas situaciones.
¿Quieres ver cómo reemplazar ganadores por suplentes en tus Sorteos?
